Как правильно выбрать сейф для бухгалтера

1. Определить тип защиты.

Работа бухгалтера сопряжена со значительными объемами отчетности и документации. Несмотря на тенденции перехода на электронный документооборот, большая часть документов всё еще печатается на бумаге. В результате, бухгалтерия генерирует большие объемы бумажной документации, которая должна храниться надлежащим образом.

Для соблюдения конфиденциальности и безопасного хранения особо ценных документов организации предназначены бухгалтерские сейфы — недорогие и функциональные, обеспечивающие начальный уровень безопасности. Мы рекомендуем рассматривать изделия изготовленные из стали толщиной не менее 2-3 мм. Изделия из металла меньшей толщины существенно дешевле, но сейфами как таковыми не являются — усиленные металлические ящики для защиты от посторонних глаз.


Для защиты документов от пожара предназначены специализированные огнестойкие сейфы. Они имеют многослойную конструкцию — пространство между двойными стальными стенками заполнено огнеупорным материалом. Многоступенчатый профиль двери и корпуса в районе притвора, огнестойкий уплотнитель образуют «тепловой замок», обеспечивающий необходимую герметичность сейфа.

2. Определить вместимость сейфа.

Дальше необходимо определить количество папок которые требуется хранить под замком. Часто на карточках товаров публикуют фото сейфов с установленными толстыми папками-регистраторами под документы А4. Но прикидывать «на глазок» вместимость сейфа не стоит поскольку папки могут различаться по ширине корешка. Чтобы правильно её рассчитать, нужно внутреннюю ширину сейфа разделить на ширину корешка папки и округлить в меньшую сторону до целого числа — получим число папок, которые помещаются в сейфе в один ряд.


Обратите внимание, что внутренние размеры сейфов могут серьезно отличаться от внешних. Особенно это касается моделей с многослойными толстыми стенками — огнестойких и взломостойких.

Обычно бухгалтерские сейфы имеют стальные стенки толщиной 2-3 мм. Чтобы рассчитать их внутреннюю ширину достаточно вычесть из внешней ширины толщину металла. Например, сейф изготовленный из 2 мм стали, с шириной 400 мм вмещает в один ряд до 5 папок с шириной корешка 75 мм: (400 мм — 4 мм) / 75 мм = 5,28

3. Определить тип замка.

Одной из важных характеристик сейфа является тип замка. По большому счету выбор обычно стоит между ключевым и кодовым электронным замком. Оба варианта имеют свои достоинства и недостатки, которые лежат исключительно в области эксплуатации.





Ключевой замок — самый простой и дешёвый, потому и самый популярный. Единственный его минус — это необходимость носить и хранить ключи.

Кодовый электронный замок — самый функциональный и удобный. Это оптимальный вариант, если сейфом пользуется несколько сотрудников. Поскольку замок открывается с помощью кодовой комбинации, не нужно хранить и делить ключи. При необходимости, например при увольнении сотрудника, код можно легко сменить и продолжать пользоваться сейфом дальше.

Недостатком электронных замков является их более высокая стоимость. Разница в стоимости сейфов с кодовыми электронными и ключевыми замками может достигать 4500 руб. Кроме того, электронные замки требуют периодической замены батарей.


В некоторых случаях, при повышенных требованиях к обеспечению конфиденциальности, может потребоваться оборудование сейфов опечатывающими устройствами. Они редко устанавливаются штатно, но могут быть приобретены за дополнительную плату. Подробнее об опечатывающих устройствах для сейфов можно прочитать здесь.

4. Кассовое отделение — для раздельного хранения

Помимо офисной документации безопасного хранения требуют также и бланки строгой отчетности, печати, штампы, трудовые книжки, наличные средства на текущие хозяйственные расходы, ключи от банк-клиента, и прочее тому подобное. Конечно, можно приобрести для этих нужд небольшой второй сейф, а можно обойтись и без него.

Функциональность бухгалтерского сейфа может быть существенно улучшена за счет оборудования его запираемым кассовым отделением, предназначенного для раздельного хранения документов и небольших ценных вещей. Например, ключи от сейфа с документами могут быть у всех ответственных лиц в бухгалтерии, а ключи от кассового отделения — только у директора и главного бухгалтера. Такая организация хранения не только практична и удобна, но и безопасна.

5. Многосекционные сейфы — для раздельного доступа

В некоторых случаях необходимо обеспечить раздельный доступ сотрудников к документам. Например, сотрудникам отвечающих за управление персоналом нет необходимости доступа к договорам поставки или бухгалтерской отчетности. В данном случае можно купить сейф в каждый отдел. Если же все сотрудники сидят в одном кабинете, то целесообразнее купить один но многосекционный. У главбуха будет своя отдельная секция, у кадровика — своя, у специалиста по договорной работе — своя. Каждая секция отпирается отдельным ключом.

6. На что еще обратить внимание.

Хорошо еще до покупки сейфа определиться с местом его установки. Вариантов не так уж много — в углу, у стены или под столом. Последний вариант самый оптимальный — во-первых, сейф не будет с порога бросаться в глаза случайным посетителям кабинета; во-вторых, он не займет лишнего места и не будет никому мешать при проходе; в-третьих, такое расположение обеспечит максимально оперативный доступ ответственного сотрудника к содержимому сейфа — буквально не вставая со своего рабочего места. Для такой установки высота сейфа не должна превышать 70 см. Если сейф выше, придется ставить его отдельно — в угол или у стены. В таком случае можно обыграть его в виде отдельностоящей напольной тумбы — поставить на него декоративный цветок или офисное МФУ.



Все сейфы конструктивно предусматривают анкерное крепление к полу и/или стене. Но чаще всего арендаторы не имеют такой возможности. Поэтому, если безопасность имеет высокий приоритет, обратите внимание на тяжёлые засыпные модели — их сложно вынести из помещения даже без анкерного крепления. В нашем магазине это серия «Кварцит».

Российское законодательство предусматривает не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за её невыполнение. Об этом нужно помнить, принимая решение о целесообразности и своевременности покупки сейфа для бухгалтерии.

Автор: Шумилов И.Н.

— Купить бухгалтерский сейф