Организация хранения первичных бухгалтерских документов
Руководство по организации хранения бухгалтерской первичной документации. Пояснения к нормативным актам, ссылки, рекомендации, ответственность.
«Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом».
Организация хранения первичных бухгалтерских документов в течение установленных сроков — одна из обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Порядок хранения бухгалтерской и налоговой документации регулируется следующими нормативными актами:
— Налоговый Кодекс РФ;
— Приказ Министерства Культуры РФ №558;
— Федеральный закон №402 "О бухгалтерском учете";
— Федеральный закон №125 "Об архивном деле в Российской Федерации";
— Положение Минфина №105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете".
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Согласно Положению №105 Министерства Финансов и Приказу №558 Министерства Культуры, по истечении 4-летнего срока документацию не выбрасывают, а передают на дальнейшее хранение в архив:
— первичные учетные документы сроком на 5 лет (при условии проведения проверки);
— документы учетной политики сроком на 5 лет;
— годовая финансовая отчетность на бессрочное хранение;
— квартальная финансовая отчетность сроком на 5 лет;
— месячная финансовая отчетность сроком на 1 год.
ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
Обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений возлагается на руководителя организации. Документы должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся металлических шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.
Для надлежащего хранения документов предназначены специальные, так называемые "бухгалтерские" шкафы. Их внутреннее пространство позволяет свободно размещать папки-регистраторы формата А4, оборудовано переставляемыми по высоте съемными полками. Кроме того, большинство из них оборудовано запираемым кассовым отделением, в котором удобно хранить бланки строгой отчетности и различные ценности. Защиту содержимого гарантирует усиленная конструкция и высокосекретные замки. Необходимую вместимость шкафов и их количество определяют в зависимости от объема документооборота.
Качество бухгалтерских шкафов должно быть подтверждено сертификатами на соответствие санитарным требованиям и ГОСТам.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Первичные документы комплектуют в хронологическом порядке и сопровождают справкой для архива. Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты подшивают в папки или переплетают в хронологическом порядке. Это делается во избежание потери или злоупотребления.
Предприятие вправе самостоятельно выбирать место размещения архивных документов. Оно может отправить их на хранение в государственный или муниципальный архив, либо создать свой собственный. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ устанавливает ряд требований:
— выделить отдельное помещение или здание, учитывая при этом нормативные требования к организации архива;
— создать надлежащие условия для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
— обеспечить безопасное хранение документов в течение установленных сроков.
Под архив выделяют отдельное помещение, оборудованное полками, металлическими стеллажами и архивными шкафами. Во избежание выцветания документов, окна должны быть зашторены или оснащены жалюзи. Для предотвращения несанкционированного доступа рекомендуется установка металлической двери, а если помещение на первом этаже — и решеток на окна.
По сравнению с бухгалтерскими, архивные шкафы не такие прочные, однако, полностью соответствуют своему назначению и отличаются повышенной вместимостью (некоторые модели вмещают до 90 папок-регистраторов формата А4). Их конструкция может быть дополнена разделителями, выдвижными ящиками и антресолями, что делает хранение документов максимально комфортным. Архивные шкафы могут иметь распашные или раздвижные двери. Благодаря вторым, можно организовать архив даже в небольшом помещении.
Бухгалтерские и архивные шкафы не только обеспечивают сохранность документов, но и удобство работы с ними. Грамотно организованное хранение позволит быстро найти нужный документ даже через несколько лет после передачи его в архив.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Отсутствие бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Потеря даже части документов при налоговой проверке чревата штрафами и пенями, вплоть до 20% от суммы не уплаченного обязательного платежа.
Согласно Федеральному закону №402 (статьи 7 и 29), ответственность за хранение документации руководитель компании делит с главным бухгалтером. За утрату текущих или архивных документов вследствие халатности предусмотрена административная ответственность согласно КоАП РФ.
Налоговый Кодекс РФ, ст. 23
Организация хранения первичных бухгалтерских документов в течение установленных сроков — одна из обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Порядок хранения бухгалтерской и налоговой документации регулируется следующими нормативными актами:
— Налоговый Кодекс РФ;
— Приказ Министерства Культуры РФ №558;
— Федеральный закон №402 "О бухгалтерском учете";
— Федеральный закон №125 "Об архивном деле в Российской Федерации";
— Положение Минфина №105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете".
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Согласно Положению №105 Министерства Финансов и Приказу №558 Министерства Культуры, по истечении 4-летнего срока документацию не выбрасывают, а передают на дальнейшее хранение в архив:
— первичные учетные документы сроком на 5 лет (при условии проведения проверки);
— документы учетной политики сроком на 5 лет;
— годовая финансовая отчетность на бессрочное хранение;
— квартальная финансовая отчетность сроком на 5 лет;
— месячная финансовая отчетность сроком на 1 год.
ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
Обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений возлагается на руководителя организации. Документы должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся металлических шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.
Для надлежащего хранения документов предназначены специальные, так называемые "бухгалтерские" шкафы. Их внутреннее пространство позволяет свободно размещать папки-регистраторы формата А4, оборудовано переставляемыми по высоте съемными полками. Кроме того, большинство из них оборудовано запираемым кассовым отделением, в котором удобно хранить бланки строгой отчетности и различные ценности. Защиту содержимого гарантирует усиленная конструкция и высокосекретные замки. Необходимую вместимость шкафов и их количество определяют в зависимости от объема документооборота.
Качество бухгалтерских шкафов должно быть подтверждено сертификатами на соответствие санитарным требованиям и ГОСТам.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Первичные документы комплектуют в хронологическом порядке и сопровождают справкой для архива. Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты подшивают в папки или переплетают в хронологическом порядке. Это делается во избежание потери или злоупотребления.
Предприятие вправе самостоятельно выбирать место размещения архивных документов. Оно может отправить их на хранение в государственный или муниципальный архив, либо создать свой собственный. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ устанавливает ряд требований:
— выделить отдельное помещение или здание, учитывая при этом нормативные требования к организации архива;
— создать надлежащие условия для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
— обеспечить безопасное хранение документов в течение установленных сроков.
Под архив выделяют отдельное помещение, оборудованное полками, металлическими стеллажами и архивными шкафами. Во избежание выцветания документов, окна должны быть зашторены или оснащены жалюзи. Для предотвращения несанкционированного доступа рекомендуется установка металлической двери, а если помещение на первом этаже — и решеток на окна.
По сравнению с бухгалтерскими, архивные шкафы не такие прочные, однако, полностью соответствуют своему назначению и отличаются повышенной вместимостью (некоторые модели вмещают до 90 папок-регистраторов формата А4). Их конструкция может быть дополнена разделителями, выдвижными ящиками и антресолями, что делает хранение документов максимально комфортным. Архивные шкафы могут иметь распашные или раздвижные двери. Благодаря вторым, можно организовать архив даже в небольшом помещении.
Бухгалтеру на заметку. Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, на основании 1 пункта 264 статьи Налогового кодекса, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы».
Бухгалтерские и архивные шкафы не только обеспечивают сохранность документов, но и удобство работы с ними. Грамотно организованное хранение позволит быстро найти нужный документ даже через несколько лет после передачи его в архив.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Отсутствие бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Потеря даже части документов при налоговой проверке чревата штрафами и пенями, вплоть до 20% от суммы не уплаченного обязательного платежа.
Согласно Федеральному закону №402 (статьи 7 и 29), ответственность за хранение документации руководитель компании делит с главным бухгалтером. За утрату текущих или архивных документов вследствие халатности предусмотрена административная ответственность согласно КоАП РФ.
