Как правильно хранить документы дома
Эта статья о правильном хранении документов в домашних условиях, о том как организовать эффективный бэк-офис, навести и поддерживать порядок в документах дома.
Расширение спектра финансовых услуг, которыми пользуются частные лица, приводит к накоплению в доме массы документов. Это депозитные и кредитные договора, договора на обслуживание дебетовых и кредитных банковских карт, текущих и накопительных счетов, страховые соглашения, договора на аренду банковских ячеек и т.п. Кроме того, мы каждый месяц получаем счета за коммунальные услуги, за домашний Интернет, за услуги мобильной связи, гарантийные талоны на приобретенные товары, чеки и прочие бумаги. Чтобы не утонуть в этом потоке документов, следует правильно вести их учет и систематизацию. Наши советы помогут вам организовать правильное документов дома, помогут организовать эффективный домашний бэк-офис.
На первом этапе необходимо провести инвентаризацию всех бумаг. Нужно выгрести документы из всех углов и в процессе первичной обработки определить, отправлять их в урну или следует хранить. В отдельную стопку стоит сложить документы, нуждающиеся в более тщательном анализе – их судьбу Вы решите позднее.
На втором этапе подлежащие хранению документы нужно рассортировать по категориям (коммунальные счета, финансовые документы, чеки и гарантийные талоны и т.д.). Сведение документов в группы позволит в будущем легче находить понадобившиеся бумаги.
После этого проводится обработка всех документов каждой категории: отдельные документы раскладываются по файлам, которые отправляются в папки. Для удобства идентификации лучше использовать разноцветные папки, дополнительно пометив на наклейке, что именно хранится в каждой конкретной папке. К примеру, надпись может гласить: «Счета за коммунальные услуги» или «Документы по кредиту».
Третий этап подразумевает упорядочение документов в папках в соответствии с алфавитом. Цветные стикеры помогут вам обозначить названия документов и букву алфавита, к которой относится содержимое файла.
Папки, в которые вы поместили файлы с документами, также желательно расставить в алфавитном порядке. Чтобы папки с документами не превратились со временем в пылесборники, их рекомендуется разместить в шкафах или на полках, имеющих деревянные или стеклянные дверцы.
Помните, что в наши дни не стоит без особой необходимости накапливать документы в бумажном виде – наличие домашнего компьютера поможет вам на четвертом этапе перевести в электронный вид существенную часть документов. Это тем более удобно, если за определенные услуги вы производите оплату в интерактивном режиме. В этом случае бумажные счета можно отправить в мусорку, а на диске или флешке хранить только электронную копию подтверждения об оплате услуги.
Заглядывая каждый раз в конкретную папку, чтобы положить туда или взять оттуда какой-то документ, проводите быструю ревизию бумаг. Зачастую за небольшой временной промежуток документ, казавшийся нужным, может утратить целесообразность хранения. Так, не стоит накапливать устаревшие документы, чтобы они не перепутались с действительными. Если закончился срок хранения депозитного вклада, и вы заключили новый, то от прежнего договора стоит избавиться. Аналогичным образом поступайте и с пластиковыми картами с истекшим сроком действия. Полную инвентаризацию всех папок с документами стоит проводить примерно раз в квартал.
Ну и, конечно, наиболее важные документы требуют особого подхода к хранению. Таким документам самое место в огнестойком или офисном сейфе. При отсутствии сейфа, наиболее ценные бумаги стоит поместить в банковскую ячейку. Если же к каким-то из этих документов требуется регулярный доступ, то следует снять с них копии и поместить их в тематические папки.
На первом этапе необходимо провести инвентаризацию всех бумаг. Нужно выгрести документы из всех углов и в процессе первичной обработки определить, отправлять их в урну или следует хранить. В отдельную стопку стоит сложить документы, нуждающиеся в более тщательном анализе – их судьбу Вы решите позднее.
На втором этапе подлежащие хранению документы нужно рассортировать по категориям (коммунальные счета, финансовые документы, чеки и гарантийные талоны и т.д.). Сведение документов в группы позволит в будущем легче находить понадобившиеся бумаги.
После этого проводится обработка всех документов каждой категории: отдельные документы раскладываются по файлам, которые отправляются в папки. Для удобства идентификации лучше использовать разноцветные папки, дополнительно пометив на наклейке, что именно хранится в каждой конкретной папке. К примеру, надпись может гласить: «Счета за коммунальные услуги» или «Документы по кредиту».
Третий этап подразумевает упорядочение документов в папках в соответствии с алфавитом. Цветные стикеры помогут вам обозначить названия документов и букву алфавита, к которой относится содержимое файла.
Папки, в которые вы поместили файлы с документами, также желательно расставить в алфавитном порядке. Чтобы папки с документами не превратились со временем в пылесборники, их рекомендуется разместить в шкафах или на полках, имеющих деревянные или стеклянные дверцы.
Помните, что в наши дни не стоит без особой необходимости накапливать документы в бумажном виде – наличие домашнего компьютера поможет вам на четвертом этапе перевести в электронный вид существенную часть документов. Это тем более удобно, если за определенные услуги вы производите оплату в интерактивном режиме. В этом случае бумажные счета можно отправить в мусорку, а на диске или флешке хранить только электронную копию подтверждения об оплате услуги.
Заглядывая каждый раз в конкретную папку, чтобы положить туда или взять оттуда какой-то документ, проводите быструю ревизию бумаг. Зачастую за небольшой временной промежуток документ, казавшийся нужным, может утратить целесообразность хранения. Так, не стоит накапливать устаревшие документы, чтобы они не перепутались с действительными. Если закончился срок хранения депозитного вклада, и вы заключили новый, то от прежнего договора стоит избавиться. Аналогичным образом поступайте и с пластиковыми картами с истекшим сроком действия. Полную инвентаризацию всех папок с документами стоит проводить примерно раз в квартал.
Ну и, конечно, наиболее важные документы требуют особого подхода к хранению. Таким документам самое место в огнестойком или офисном сейфе. При отсутствии сейфа, наиболее ценные бумаги стоит поместить в банковскую ячейку. Если же к каким-то из этих документов требуется регулярный доступ, то следует снять с них копии и поместить их в тематические папки.
